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個人情報等を含む文書の誤送付に関する報告について

和泉市は、乳幼児のいる世帯へ配布している、個人情報を含む和泉市紙おむつ用指定袋無料引換券を誤送付しました。以下のとおり概要を報告します。

 

事案概要

11月22日(水曜日)、和泉市紙おむつ用指定袋無料引換券を対象者107人へ郵送した際に、無料引換券に記載する住所、氏名(世帯主・子)の印字を誤った105人へ誤送付しました。

11月27日(月曜日)に計46通が市に返戻されたことにより、調査したところ、誤りが発覚。対象者は10月中に出生届を提出された107人です。うち2人は誤りなく発送。27日に46通の郵便局からの返戻、28日は10通の郵便局からの返戻、1通は電話通報により職員が回収、29日は10通の郵便局からの返戻の計67通が返戻されています。

発生原因

通常の事務は、毎月の対象者を抽出し、対象者の必要なごみ袋枚数を入力したデータを作成し、問い合わせへの対応のため住所順に並び替えを行った後、「和泉市紙おむつ用指定袋無料引換券」様式に印字。最後に窓あき封筒に封入し、郵送しています。

今回の原因は、データを住所順に並び替えする際の職員の作業誤りにより、住所と氏名が異なった状況となり、誤送付となったものです。

対象者への説明など

対象者には、返戻のあった引換券を訂正し、謝罪文とともに送付し、返戻されていない38件は現地訪問などし、順次謝罪に加え、引換券を配布します。

再発防止策など

今後は、データの並び替えなどの手作業を省いた上で印字し、さらに出力されたデータをリストと全件チェックします。

 

対象のみなさまには多大なご迷惑をおかけすることとなりましたことを深くお詫びしますとともに、再発防止に努め、市民のみなさまの信頼回復に努めます。

平成29年11月29日現在

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